Jeannine Buri / 31.03.2021

Die Rekrutierung wird digital

Bewerbungsgespräche und der erste Arbeitstag bei Visana finden seit Beginn der Corona-Pandemie weitestgehend online statt. Dies funktioniert wunderbar, auch wenn die Technik manchmal ihre Tücken hat.

Corona, Lockdown, Homeoffice: Weil persönliche Treffen mit Bewerbenden nicht mehr möglich waren, haben wir rasch eine digitale Lösung für Vorstellungsgespräche eingeführt. Zu Beginn des Lockdowns platzierten wir zudem in unserem Stellenportal einen Hinweis, dass Vorstellungsgespräche per sofort als Videokonferenz stattfinden, um die Bewerbenden und uns zu schützen. Alle Unterlagen aus der Bewerbermappe wie etwa die Imagebroschüre zeigten wir den Gesprächspartnern digital. Schnell erkannten wir die Vorteile einer Videokonferenz: Termine lassen sich einfacher finden, da die Anreise entfällt. Fast alle Informationen kann man mittels «Bildschirm-Teilen» vermitteln. Klar hat die Technik manchmal ihre Tücken. Wenn etwa das Mikrofon streikt, wird ein Bewerbender rasch nervös. Da gilt es locker zu bleiben und gemeinsam eine Lösung zu finden. Mehrheitlich klappen die Gespräche wunderbar.

Grüsse aus dem Homeoffice

Wenn jemand in die zweite Runde kommt, gibt es traditionellerweise ein «Meet and Greet» mit dem ganzen Team, oder sie kommen zum «Schnuppern» an den künftigen Arbeitsplatz. Da dies aufgrund von Homeoffice nicht möglich ist, haben wir die Vorgesetzten angeregt, sich etwas einfallen zu lassen. So gibt es Führungskräfte, die selbst ein Video vom Arbeitsplatz und Gebäude drehen oder alle Mitarbeitenden aus dem Homeoffice in die Videokonferenz zuschalten. Auch wenn beispielsweise das Video verwackelt ist, kommt es super an und entspricht unserer neuen Leitlinie «Nach bi de Lüt».

Der erste Arbeitstag bei Visana

Das Suchen und Finden von neuen Mitarbeitenden ist natürlich mit dem Fachkräftemangel schon länger eine Herausforderung, doch nun haben wir eine zusätzliche Schwierigkeit, nämlich der ganze Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeitenden. Einige waren an ihrem ersten Arbeitstag erstmals überhaupt in unseren Räumlichkeiten.

 

Vielleicht traf man sich auf einen schnellen Kaffee mit dem Chef/der Chefin, der Laptop wurde eingerichtet, und schon ging es zurück ins Homeoffice. Auch die restliche Einführung passierte hauptsächlich online. Das macht es sehr schwierig, die kollegiale, herzliche Atmosphäre bei Visana zu erleben, für die wir stehen. Zudem entfällt das wertvolle informelle Kennenlernen im Gang oder im Personalrestaurant, wo man Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen trifft.

Drei Fragen an Anita Gehri, Leiterin Gewinnung und Betreuung/HR

  Wie hat sich der Rekrutierungsprozess bei Visana nachhaltig geändert?
 
  Die Videokonferenzen bei Gesprächen haben sich bewährt und sind ein Mehrwert für alle Beteiligten. Diese halten wir so in Zukunft bei. Immer mehr Stellenausschreibungen publizieren wir in Absprache mit der Führungsperson zudem in der Du-Form, auch das etabliert sich immer mehr – dies hat jedoch nicht unmittelbar mit der Corona-Pandemie zu tun.

  Wie sieht es aus mit Assessments?
  Früher wurden Assessments vor Ort durchgeführt, heute passiert das unter Corona online. Einen ganzen Tag vom Computer aus ein Assessment durchzuführen ist zwar sehr anstrengend, aber möglich – die Lockdown-Zeit hat es bewiesen.

  Was ist für das laufende Jahr geplant?
  Wir möchten den ganzen Prozess digitalisieren. Am liebsten vom Stellenantrag, Stellenprofil, über die Interviewfragen bis zum Auslösen des Arbeitsvertrages und danach ein möglichst einfacher digitaler Einstellungsprozess. Auch das Thema Flexwork/Homeoffice macht uns als Arbeitgeber attraktiver – diese Chance nutzen wir.

Neueinstieg während Corona – Sandra Gutmann erzählt

Viele Visana-Mitarbeitende arbeiten seit geraumer Zeit im Homeoffice. Die Gänge in den Büros sind zunehmend leer. Für Neuankömmlinge ist die Situation besonders speziell. Sandra Gutmann war eine von ihnen. Sie hat im Juni 2020 bei Visana gestartet und leitet den Bereich Operations des Ressorts Privatkunden. Uns hat sie von ihrem Einstieg erzählt:

  Sandra, wie hast du die Anfangszeit erlebt?
  Ich hatte das Glück, dass mein Einstieg bei Visana nach der Aufhebung des Lockdown erfolgte. So konnte ich vor Ort bei Visana starten. Obwohl noch viele Mitarbeitende von meiner Abteilung im Homeoffice waren, konnte ich meine direkt unterstellten Führungskräfte persönlich kennenlernen, was den Einstieg für mich einfach machte. Der herzliche Empfang, die Kommunikation vor Ort sowie das gute und nutzenbringende Einführungsprogramm erleichterte es sehr, mich schnell ins Tagesgeschäft einzuleben und mich darin zurechtzufinden.

  Was war dabei die grösste Herausforderung?
  Die Herausforderung ist und war, dass ich nicht von Anfang an alle Mitarbeitenden und Kollegen aufgrund von Homeoffice persönlich kennenlernen konnte. Insbesondere bei abteilungsübergreifenden Themen fehlt(e) manchmal der schnelle, direkte und persönliche Kontakt oder die Begegnungen auf dem Gang oder am Kaffeeautomaten. Auch wenn der Austausch mit Videochat bei Visana sehr gut gelingt, wäre es manchmal schön die Kolleginnen und Kollegen auch mal in 4D zu treffen.

  Wie gelingt es, das Team aus der Ferne zu motivieren? 
  Das Vertrauen in die Mitarbeitenden sowie die gegenseitige offene Kommunikation ist sehr wichtig. Mit regelmässigen Bilas aber auch Teammeetings und Workshops versuchen wir gemeinsam die Motivation und den Teamspirit hochzuhalten. Dabei ist es wichtig, dass es auch Platz für persönliche Gespräche und den nötigen Humor hat.

  Wie hast du den digitalen Bewerbungsprozess empfunden?
  Der Rekrutierungsprozess wie das Assessment fand virtuell statt. Dieses Setting war für mich neu und am Anfang etwas ungewöhnlich. Die Technik hat einwandfrei funktioniert, was eine erste Nervosität bei mir weggenommen hat. Obwohl die Gespräche virtuell stattfanden, war die Atmosphäre sehr freundlich, entspannt und persönlich. Ein Nachteil war, dass ich keine Visanaluft vor Ort schnuppern konnte. Anderseits konnte ich das Gespräch in meiner gewohnten Umgebung durchführen und musste keine lange An- und Abreise auf mich nehmen.

  Was sagst du zum Thema Homeoffice?
  Homeoffice ist spätestens seit Corona nicht mehr wegzudenken. Es funktioniert und ist mittlerweile ein fester Bestandteil in unserer Arbeitskultur. Ich bin froh, dass Visana hier so fortschrittlich ist und Flexwork als neue «Arbeitsform» eingeführt hat. Das gibt Mitarbeitern wie mir die Möglichkeit, trotz einem Wohnort der nicht gerade um die Ecke ist, bei einem attraktiven Arbeitgeber zu arbeiten.

  Welche Ziele willst du erreichen?
  Mit meinem Team und den Visana-Kolleginnen und -Kollegen jeden Tag ein Stück besser werden und mit dem Fokus der Extrameile meinen Betrag am Visana-Erfolg beisteuern.

  Was ist dir wichtig in deinem Team?
  Offener Austausch, Ehrlichkeit, Zusammenhalt, gemeinsames Tun und Humor. Für mich zählt das Motto: TEAM – Together everyone achieves more.

  Gibt es etwas, mit dem du dich schwertust bei Visana?
  Wir könnten manchmal etwas pragmatischer und mutiger sein und unsere Handlungsspielräume besser ausnutzen.

Sie interessieren sich für einen Job bei Visana? Dann schauen Sie gern auf unserem Jobportal vorbei. Und vielleicht sitzen wir uns schon bald vis-a-vis – von Bildschirm zu Bildschirm.

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Über
Jeannine Buri

Seit 2016 unterstütze und begleite ich als HR Business Partner unsere Führungskräfte und Mitarbeitenden in allen HR-spezifischen Themen. Mein berufliches „zu Hause“ sind die Human Resources von Visana. Der wertschätzende Umgang und die lebhafte Atmosphäre haben mich von Anfang an überzeugt und entsprechen mir als Mensch, wie auch meiner Funktion. Unser internes Weiterbildungsangebot ist ein grosser Pluspunkt. Es unterstützt uns aktiv und macht uns fit für die Herausforderungen von heute wie auch morgen. Den Kopf lüfte ich gerne auf dem Tennisplatz und als Walliserin trifft man mich im Winter sowieso auf der Skipiste an.

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