Jeannine Buri / 31.03.2021

Visana numérise le processus de recrutement

Les entretiens d’embauche et le premier jour de travail chez Visana se font essentiellement en ligne, depuis le début de la pandémie de coronavirus. Cela fonctionne à merveille, même si la technique est parfois défaillante.

Coronavirus, confinement et télétravail: nous avons introduit rapidement une solution numérique pour les entretiens d’embauche, parce qu’il n’était plus possible de rencontrer personnellement les candidates et candidats. Au début du confinement, nous avons en outre ajouté une information dans notre portail de l’emploi, qui indiquait que les entretiens d’embauche avaient lieu dès à présent par vidéoconférence, afin de nous protéger ainsi que les candidates et candidats. Nous avons montré numériquement tous les documents issus du dossier de candidature tels que la brochure d’entreprise, à nos interlocutrices et interlocuteurs. Nous avons rapidement reconnu les avantages d’une vidéoconférence: les rendez-vous sont plus faciles à trouver, les trajets sont supprimés. Il est possible de transmettre presque toutes les informations au moyen de la fonction «Partager l’écran». Il est évident que la technique est parfois défaillante. Si par exemple le micro tombe en panne, un/e candidat/e devient rapidement nerveux/se. Il convient de garder son sang-froid et de trouver une solution ensemble. La majorité des entretiens se passent très bien.

Accueil dans le cadre du télétravail

Si un/e candidate obtient un second entretien, un accueil et une présentation avec toute l’équipe sont traditionnellement organisés, ou il/elle était invité/e à venir découvrir sa future place de travail. Étant donné que cela n'est pas possible en raison du télétravail, nous avons incité les supérieurs/es hiérarchiques à trouver une solution. Certains cadres de conduite tournent eux-mêmes une vidéo du poste de travail et du bâtiment ou invitent tous les collaborateurs/trices en télétravail à la vidéoconférence. Même si, par exemple, les images de la vidéo sont floues, elle est très appréciée et correspond à notre nouvelle devise «Proches des gens».

Le premier jour de travail chez Visana

La recherche de nouveaux collaborateurs et collaboratrices est évidemment depuis plus longtemps un défi en raison du manque de personnel qualifié, mais nous sommes à présent confrontés à une difficulté supplémentaire, soit tout le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs et collaboratrices. À leur premier jour de travail, certains d’entre eux étaient pour la première fois dans nos locaux.

 

Peut-être que certaines personnes ont rencontré le chef/la cheffe autour d’un café pris sur le pouce, l’ordinateur portable a été installé et elles sont aussitôt retournées au télétravail. Le reste de l’introduction s'est aussi déroulée essentiellement en ligne. Cela rend très difficile l'expérience de l’ambiance chaleureuse et collégiale que nous cultivons et à la laquelle nous tenons chez Visana. En outre, les précieuses rencontres avec les collègues d’autres départements, faites dans le couloir ou au restaurant du personnel et qui permettent de faire connaissance de manière informelle, disparaissent.

Trois questions à Anita Gehri, responsable Planification et encadrement/RH

  Comment le processus de recrutement chez Visana a changé durablement?
  Les vidéoconférences effectuées pour les entretiens ont fait leur preuve et sont une plus-value pour tous les participants et participantes. Nous les maintiendrons ainsi à l’avenir. En accord avec le/la supérieur/e hiérarchique, nous publions toujours plus d’offres d’emploi avec tutoiement. Cela n’a toutefois rien à voir directement avec la pandémie du coronavirus.

  Qu’en est-il des évaluations?
  Par le passé, les évaluations étaient effectuées sur place, aujourd’hui cela se déroule en ligne en raison de la situation liée au coronavirus. Effectuer une évaluation depuis un ordinateur durant toute une journée est très éprouvant, mais la période du confinement a montré que cela était possible.

  Qu’est-il prévu pour l’année en cours?
  Nous aimerions numériser tout le processus. De préférence à partir de la demande de poste et du profil du poste, en passant par les questions d‘entretien jusqu’à l’élaboration du contrat et ensuite jusqu’à un processus de recrutement numérique, si possible plus simplifié. Le thème du flexwork/télétravail nous rend attrayant en tant qu’employeur. Nous saisissons cette opportunité.

Sandra Gutmann parle des nouveaux collaborateurs et collaboratrices durant le coronavirus

De nombreux collaborateurs et collaboratrices de Visana travaillent depuis assez longtemps depuis la maison. Les corridors des bureaux sont de plus en plus vides. La situation est très particulière pour les nouveaux collaborateurs et collaboratrices. Sandra Gutmann était l’une d’entre eux. Elle a commencé à travailler chez Visana en juin 2020 et dirige le domaine Opérations au sein du ressort Clientèle privée. Elle nous raconte son arrivée:

  Comment as-tu vécu tes débuts dans l’entreprise?
  J’ai eu de la chance, parce que mes débuts chez Visana ont eu lieu après la levée du confinement. J’ai pu ainsi commencer à travailler sur place chez Visana. Bien que beaucoup de collaboratrices et collaborateurs de mon département étaient encore en télétravail, j’ai pu personnellement faire la connaissance des cadres de conduite qui me sont directement subordonnés, ce qui a été plus simple pour mes débuts. L'accueil chaleureux reçu, la communication sur place et un programme d’introduction précieux m’ont énormément facilité la tâche en me permettant de me familiariser rapidement avec les affaires courantes et de me trouver mes marques.

  Dans ce cadre, quel était le plus grand défi?
  Le défi a été et reste le fait que je n’ai pas pu personnellement faire la connaissance de tous les collaborateurs et collaboratrices depuis le début, en raison du télétravail. En particulier pour les thèmes interdépartementaux, il manque parfois le contact rapide, direct et personnel ou les rencontres dans le couloir ou à l’automate à café. Même si l’échange par chat vidéo fonctionne très bien chez Visana, il serait parfois plus agréable de croiser les collègues également de temps à autre en 4D.

  Comment parvient-on à motiver l’équipe à distance?  
  La confiance des collaboratrices et collaborateurs ainsi qu'une communication ouverte mutuelle sont très importantes. Nous essayons ensemble d’entretenir la motivation et l'esprit d’équipe en organisant régulièrement non seulement des entretiens bilatéraux mais aussi des réunions d’équipe et des ateliers. Pour cela, il est important qu’il y ait également de la place pour des entretiens personnels et pour l’humour, indispensable.

  Quelles sont tes impressions par rapport au processus de recrutement numérique?
  Le processus de recrutement comme l’évaluation ont eu lieu virtuellement. Ce dispositif était nouveau pour moi et au début un peu inhabituel. La technique a fonctionné sans accrocs, ce qui a fait disparaître mes premiers signes de nervosité. Bien que les entretiens aient eu lieu virtuellement, l’atmosphère était très chaleureuse, détendue et personnelle. Un inconvénient était cependant qu’il n’a pas été possible de m'imprégner de l'ambiance Visana sur place. D’un autre côté, j’ai pu effectuer l’entretien dans mon environnement familier et n'ai pas eu à faire de longs trajets aller-retour.

  Quel est ton opinion sur le thème du télétravail?
  Le télétravail est devenu un élément incontournable depuis que le coronavirus nous a touchés.  Il fonctionne et fait entretemps partie intégrante de notre culture de travail.  Je suis heureuse que Visana soit très avancée dans ce domaine et qu’elle ait introduit le flexwork comme nouvelle «forme de travail». Il donne la possibilité aux collaborateurs et collaboratrices comme moi, dont le domicile ne se trouve pas juste au coin de la rue, de travailler chez un employeur attrayant.

  Quels objectifs t'es-tu fixés?
  Avec mon équipe et les collègues de Visana, nous améliorer chaque jour un peu et contribuer au succès de Visana, en donnant le meilleur de nous-mêmes.

  Qu'est-ce qui compte pour toi, dans ton équipe?
  Un échange ouvert, la sincérité, la cohésion, l'action commune et l’humour. Ma devise: TEAM – Together everyone achieves more.

  Qu'est-ce qui te semble difficile chez Visana?
  Nous pourrions parfois être un peu plus pragmatiques et courageux et mieux exploiter nos marges de manœuvre.

Vous êtes intéressé/e par un emploi chez Visana? Consultez dès lors notre portail de l’emploi. Peut-être serons-nous de futurs collègues assis l’un/e en face de l’autre, d'un écran à l'autre.

Abonnez-vous maintenant!

À propos
Jeannine Buri

Depuis 2016, je soutiens et accompagne nos cadres ainsi que nos collaborateurs et collaboratrices pour toutes les questions spécifiques aux ressources humaines, en tant que Business partner RH. Les ressources humaines de Visana constituent mon «chez-moi» professionnel. Les rapports empreints de respect et l’atmosphère dynamique m’ont convaincue dès mon arrivée et me correspondent aussi bien au niveau de ma personnalité qu’en ce qui concerne ma fonction. Notre vaste offre interne en matière de formation représente un atout majeur. Elle constitue un soutien actif et nous permet d’être parés pour les défis actuels et futurs. Je m’aère l’esprit en jouant au tennis, et comme je suis valaisanne, on me retrouve bien entendu sur les pistes de ski en hiver.

Commentaires Règles du blog'