ELM signifie «procédure électronique de communication des salaires» («Einheitliches Lohnmeldeverfahren» en allemand). Avec ELM, il n’est plus nécessaire de remplir manuellement de multiples formulaires. Au lieu de cela, la déclaration des salaires se fait sans papier et par voie électronique. Les entreprises peuvent envoyer simultanément leurs données salariales à tous les destinataires concernés, ce qui leur facilite la tâche et leur permet de gagner du temps.

Vous avez besoin d’unlogiciel de comptabilité salariale certifié par Swissdec et de votre profil d’assurance individuel de Visana. Celui-ci contient toutes les données que vous devez enregistrer (une seule fois) dans votre logiciel de comptabilité salariale.

Pour les assurances de personnes, on distingue les secteurs Assurance collective d’indemnités journalières (IJM), Assurance-accidents (LAA) und Assurance-accidents complémentaire (LCA). Pour chaque contrat, vous enregistrez dans votre système de comptabilité salariale les données du profil d’assurance correspondant.

La période de déclaration couvre en général une année d’assurance, du 1er janvier au 31 décembre.

Si des entreprises co-assurées sont mentionnées dans le contrat d’assurance, le preneur d’assurance doit communiquer toutes les données salariales comme somme de toutes les entreprises du contrat.

Les codes de groupes de personnes et les chiffres du profil d’assurance permettent d’identifier les groupes de personnes. Ceux-ci font référence à la catégorie salariale. Veuillez noter que pour les assurances-accidents complémentaires, plusieurs codes doivent être attribués, en fonction de la couverture d’assurance.

En cas de modifications en cours d’année des cercles de personnes assurées, la norme suisse en matière de salaire (ELM) de Swissdec ne peut pas être utilisée, en raison des différents paramètres présents plusieurs fois au cours d’une même période de déclaration. Dans ce cas, les données salariales de l’année concernée doivent être déclarées au moyen d’un formulaire. À partir de l’année suivante, la transmission avec ELM sera bien entendu à nouveau possible.

En cas de modifications du contrat d’assurance, il faut généralement adapter le profil d’assurance. Comparez les données enregistrées dans votre comptabilité salariale avec le profil actuel.

Si vous changez d’assureur, vous devez enregistrer le nouveau profil d’assurance dans votre logiciel.

Les clientes et les clients actuels qui ont déjà demandé une fois le profil d’assurance auprès de Visana recevront automatiquement le nouveau profil d’assurance pour l’année suivante. Comparez les données avec votre comptabilité salariale avant la prochaine transmission et adaptez-les si nécessaire.

Une déclaration test vous permet de savoir si vous avez correctement enregistré toutes les données dans le système de comptabilité salariale conformément au profil d’assurance actuel. Utilisez cette fonction avant de transmettre la déclaration officielle.

Si des données de profil erronées sont enregistrées dans votre système de comptabilité salariale, par exemple des codes et chiffres de groupes de personnes erronés, les données ne peuvent pas être transmises à Visana. Le système affiche un message d’erreur. Veuillez noter qu’il peut y avoir d’autres raisons pour un message d’erreur. Dans ce cas, veuillez contacter votre fournisseur de logiciel.
 

Si vous ne pouvez pas respecter le délai, veuillez nous en informer rapidement. Dans le cas contraire, une estimation des masses salariales est effectuée avec une majoration. L’obligation de déclaration contractuelle est maintenue.