ELM steht für «Einheitliches Lohnmeldeverfahren». Mit ELM entfällt das manuelle Ausfüllen zahlreicher Formulare. Stattdessen erfolgt die Lohnmeldung papierlos und elektronisch. Unternehmen können mit einer Übermittlung alle Lohndatenempfänger bedienen und so Zeit und Aufwand sparen.

Sie benötigen eine Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltungssoftware und Ihr individuelles Versicherungsprofil von V⁠i⁠s⁠a⁠n⁠a. Dieses enthält alle Daten, die Sie einmalig in Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware hinterlegen müssen.

Bei der Personenversicherung werden die Sparten Kollektiv-Krankentaggeldversicherung (KTG), Unfallversicherung (UVG) und Unfall-Zusatzversicherungen (VVG) unterschieden. Pro Vertrag hinterlegen Sie in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem die Daten des entsprechenden Versicherungsprofils.

Die Deklarationsperiode entspricht in der Regel dem Versicherungsjahr, das vom 1. Januar bis 31. Dezember dauert.

Sind im Versicherungsvertrag mitversicherte Unternehmen aufgeführt, muss die Versicherungsnehmerin oder der Versicherungsnehmer sämtliche Lohndaten als Summe aller Unternehmen gemäss Vertrag melden.

Um Personengruppen zu identifizieren, dienen Personengruppen-Codes und Ziffern im Versicherungsprofil. Diese verweisen auf die Lohnkategorie. Bitte beachten Sie, dass bei Unfallzusatzversicherungen – je nach versicherter Deckung – mehrere Codes zugeordnet werden müssen.

Bei unterjährigen Änderungen von versicherten Personenkreisen kann Swissdec Lohnstandard-CH (ELM) wegen der mehrfach vorhandenen unterschiedlichen Parameter innerhalb einer Deklarationsperiode nicht verwendet werden. In diesem Fall müssen die Lohndaten im betreffenden Jahr mittels Formular deklariert werden. Ab dem Folgejahr ist die Übermittlung mit ELM selbstverständlich wieder möglich.

Gibt es Änderungen im Versicherungsvertrag, muss meistens das Versicherungsprofil angepasst werden. Gleichen Sie die hinterlegten Daten in Ihrer Lohnbuchhaltung mit dem aktuellen Profil ab.

Bei einem Wechsel des Versicherungsanbieters müssen Sie das neue Versicherungsprofil in Ihrer Software hinterlegen.

Bestehende Kunden, die das Versicherungsprofil bereits einmal bei V⁠i⁠s⁠a⁠n⁠a beantragt haben, erhalten das neue Versicherungsprofil für das Folgejahr automatisch zugestellt. Gleichen Sie die Daten mit Ihrer Lohnbuchhaltung vor der nächsten Übermittlung ab und passen Sie sie allenfalls an.

Mit einer Testmeldung erfahren Sie, ob Sie im Lohnbuchhaltungssystem alle Daten korrekt gemäss aktuellem Versicherungsprofil hinterlegt haben. Nutzen Sie diese Funktion vor einer tatsächlichen Übermittlung.

Sind in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem falsche Profildaten hinterlegt, beispielsweise falsche Personengruppen-Codes und Ziffern, können die Daten nicht an V⁠i⁠s⁠a⁠n⁠a übermittelt werden. Das System löst eine Fehlermeldung aus. Bitte beachten Sie, dass auch andere Gründe für eine Fehlermeldung vorliegen können. In diesem Fall kontaktieren Sie bitte den Softwareanbieter.
 

Falls Sie den Termin nicht einhalten können, informieren Sie uns bitte rechtzeitig. Andernfalls erfolgt eine Einschätzung der Lohnsummen mit einem Zuschlag. Die vertragliche Meldepflicht bleibt bestehen.