Gouvernement d'entreprise chez Visana

Comité d’audit

Jusqu'aux assemblées annuelle et générale 2016, le comité d’audit de Visana Services SA se composait de Cornelia Gehrig-Nell (présidente), Barbara Anna Heller et Robert E. Leu. Les membres du comité d’audit sont élus par le conseil d'administration au sein de celui-ci. Le comité d’audit soutient le conseil d’administration dans l'accomplissement de ses tâches. Il décide des mandats d’examen à l’intention de la révision interne, du choix de la méthode à appliquer et de leur étendue.

Le comité d’audit contrôle la pertinence de la comptabilité et du système de gestion de l'information ainsi que l’efficacité du système de contrôle interne et externe. Il traite les comptes annuels et le compte prévisionnel avec la direction et la révision interne et externe, avant qu'ils ne soient soumis aux conseils de fondation ou d'administration.

Révision interne et externe

La révision interne soutient le conseil d'administration par le biais de contrôles indépendants. Ces derniers comprennent des vérifications dans le cadre des plans validés par le conseil d'administration. La révision interne dispose d'un droit général de proposition et de motion. Le droit direct de donner des instructions ne lui est accordé que pour les contrôles des contrats collectifs auprès des employeurs. Les résultats des vérifications des mandats de révision internes sont transmis entre autres au comité d'audit, qui suit la mise en œuvre des mesures d'amélioration convenues ou ordonne des mesures supplémentaires.

En sa qualité d'organe de révision externe, la Ernst & Young AG vérifie les comptes annuels du groupe Visana. Le responsable de la révision est Stefan Marc Schmid. L'honoraire de révision pour l'année 2016 s'est élevé à près de 347'000 francs.

Indemnisations transparentes

Les honoraires et les salaires des membres des conseils de fondation et d'administration, ainsi que de la direction, sont fixés par le conseil d'administration.

Les indemnisations versées en 2016 aux membres des conseils de fondation et d'administration (sept membres) se sont élevées à 497’260 francs. Ce montant comprend l'ensemble des indemnités pour la collaboration dans le cadre de comités. Il n’a pas été versé de bonus. Le groupe Visana n’emploie pas l'instrument du contrat de mandat. Les cotisations d'employeur à la caisse de pension se sont élevées à un total de 30’761 francs. Les indemnités payées au président de la fondation et du conseil d’administration se sont montées à 132’895 francs. La différence avec l'année précédente se situe exclusivement dans l'étendue de ce qui est déclaré; les indemnités, quant à elles, sont identiques.

Les indemnités destinées à la conduite opérationnelle du groupe Visana (six membres pour 5,8 postes) se sont montées à 1'827’605 francs au total. Cette somme comprend toutes les rémunérations fixes et variables. La part variable est plafonnée et dépend du résultat de l'exercice ainsi que de chaque prestation individuelle. Les cotisations d'employeur à la caisse de pension se sont élevées à un total de 319’838 francs. L’indemnité la plus élevée a été payée au président de la direction et s'élevait à 413’725 francs. L'indemnité de la direction opérationnelle, plus élevée que l'année précédente, est due uniquement à l'atteinte des objectifs et donc à la hauteur de l'indemnité variable. Les membres de la direction doivent remettre les tantièmes, les honoraires, etc., qui leur sont attribués au titre de mandats qu’ils accomplissent pour le compte du groupe Visana.

Test suisse de solvabilité (SST)

Le test de solvabilité vérifie l'étendue des risques des assureurs-maladie et à quel degré les caisses-maladie sont en mesure d'assumer ces risques du point de vue financier. La mesure de solvabilité offre une image fiable de la solvabilité d'un assureur-maladie et aide à renforcer la prise de conscience des risques. Visana remplit largement et sans restriction les conditions relatives aux exigences de capital pour la LAMal, la LCA et la LAA.

Ces dernières années, Visana a orienté son offre de formation interne de manière conséquente au concept de qualité, en mettant notamment l'accent sur un conseil compétent à la clientèle. Nos collaborateurs sont nos principaux ambassadeurs. Un contact avec Visana vécu positivement par le client représente la caractéristique de qualité correspondante. En coulisse, nous orientons nos processus à un soutien optimal des contacts avec la clientèle.

Examen externe du domaine de la qualité

Depuis plusieurs années, le système de gestion de la qualité de Visana est examiné par l'Association Suisse pour Systèmes de Qualité et de Management (SQS). La prochaine recertification périodique est prévue pour 2016. La nouvelle norme ISO 9001:2015, établie cette année, sera alors mise en œuvre. Elle met davantage l'accent sur l'atteinte des résultats visés en matière de qualité, fait participer le Management en créant des exigences de leadership supérieures et renforce la pensée basée sur le risque, pour améliorer la planification de la qualité et de la gestion des processus.

En plus de la certification selon ISO 9001, Visana occupe les meilleurs rangs lors de sondages indépendants sur la satisfaction de la clientèle ou dans le cadre d'études sur la valeur de référence, en ce qui concerne la qualité du service et la satisfaction de la clientèle.

Gestion des risques

Visana dispose d'une gestion des risques complète et institutionnalisée. Le terme de «risque» désigne pour Visana les événements, actions et changements des conditions-cadres dans l’avenir qui sont susceptibles de mener à un écart par rapport à l’obtention des résultats prévus comme objectifs stratégiques et opérationnels. Chez Visana, la gestion des risques est effectuée dans le cadre d'une approche standardisée, qui permet l'identification, l'évaluation, l'analyse et le pilotage systématiques des risques. Ainsi, les conséquences possibles peuvent être identifiées suffisamment tôt et des mesures adéquates mises en place. Ce processus fait partie intégrante des tâches de conduite de tous les niveaux de l'organisation.

Système de contrôle interne (SCI)

Le système de contrôle interne de Visana est complet et s'oriente à la circulaire 2008/32 de l'Autorité fédérale de surveillance financière (Finma), relative au gouvernement d'entreprise, à la gestion des risques et au système de contrôle interne. L'année passée, Visana a développé successivement l'efficacité du SCI et a commencé à adapter les processus SCI au standard international COSO pour les contrôles internes (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Ce faisant, l'accent est mis sur un environnement de contrôle adapté à l'entreprise, qui renforce la conscience des collaborateurs et des personnes en charge de conduite quant au contrôle dans le cadre des affaires courantes.

Compliance

Le conseil d'administration et la direction de Visana considèrent la compliance comme un élément central pour une gestion efficace des affaires (gouvernement d'entreprise), dont la responsabilité ne peut pas être déléguée. Tous les collaborateurs de l'entreprise respectent les lois ainsi que les instructions internes. Les processus de compliance sont continuellement optimisés et soutiennent les collaborateurs pour un comportement conforme lors des affaires courantes. Pour Visana, le respect de la compliance n'est pas négociable et ne fait l'objet d'aucune tolérance.

Business Continuity Management

Le Business Continuity Management (BCM) fait partie intégrante de la Gestion des risques et désigne, en résumé, une méthode de gestion qui garantit la poursuite des activités commerciales dans des conditions de crise ou du moins en cas de conditions difficiles imprévues. Le BCM règle la gestion des évènements qui se produisent et qui ne peuvent pas être éliminés dans le cadre de la Gestion des risques ou qui ne peuvent être réduits que partiellement. Avec son système de règles, Visana remplit les standards minimaux de l'Association suisse d'assurances, rendue obligatoires par la Finma.

Nos collaboratrices et nos collaborateurs respectent les dispositions légales de protection des données en vigueur lors du traitement des données concernant des personnes (particulièrement les données sur la santé). De plus, des directives internes strictes s’appliquent aux collaboratrices et collaborateurs de Visana. Toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs connaissent cette politique de protection des données de Visana et s’engagent, lors de leur entrée en fonction, à les respecter.

Chez Visana, nous utilisons les données d'assuré/e uniquement aux fins prescrites. Ne sont traitées que les données des assurés/es qui sont nécessaires à l’accomplissement des tâches.

Nous garantissons une protection des données fiable et une sécurité élevée pour les données en formant régulièrement et soigneusement les collaboratrices et collaborateurs et en optimisant en permanence les processus de traitement des données.

Dans le contexte de notre système de gestion de la qualité certifié, nous avons certifié notre service de réception des données depuis 2013, conformément à l'ordonnance sur les certifications de la protection des données. Cela nous a valu la distinction GoodPriv@cy. Ce label de qualité externe atteste que la gestion des factures stationnaires selon SwissDRG de Visana est conforme aux prescriptions légales et efficace. Les deux certificats sont soumis à un contrôle annuel et Visana a obtenu sa recertification en 2015.

La charte des bonnes pratiques est établie en faveur de la vision, de la ligne directrice et des valeurs de Visana.

Elle encourage les collaboratrices et collaborateurs à discuter de leurs observations et à thématiser les éventuelles atteintes potentielles avec leur supérieur/e hiérarchique ou avec le service compétent (whistleblowing). Visana interdit les mesures de représailles contre des collaboratrices ou collaborateurs qui ont signalé quelque chose en toute bonne foi.

Visana s'engage pour que tous les membres du conseil d'administration ainsi que les collaboratrices et collaborateurs respectent ces conditions dans le cadre de leur activité et dans leurs relations avec nos groupes d'intérêt.